به گزارش شبکه اطلاع رسانی راه دانا؛ صورتحسابی که دارای شماره منحصر به فرد مالیاتی باشد و اطلاعات آن در حافظه ی مالیاتی دخیره شده باشد را صورت حساب الکترونیکی می گویند. بعد از اجرایی شدن قانون پایانه های فروشگاهی تمامی مودیانی که مشمول این قانون می باشند می بایست فاکتورهای خود را به صورت الکترونیکی یا از طریق نرم افزار واسط سامانه مودیان و یا استفاده از خدمات شرکت های معتمد مالیاتی صادر کنند. بنابراین صورتحساب الکترونیکی، به عنوان یکی از مهم‌ترین ابزارهای مالی و حسابداری در دنیای امروز، نقش حیاتی در شفاف‌سازی و بهینه‌سازی فرآیندهای مالیاتی ایفا می‌کند.
فاکتورهای قدیمی توسط خود مودیان مالیاتی شماره‌گذاری می‌شدند، اما صورتحساب‌های الکترونیکی دارای شماره‌ای هستند که به طور خودکار توسط سامانه مؤدیان به هر فاکتور اختصاص داده می‌شود.همچنین صورتحساب های الکترونیکی صادر شده در حافظه مالیاتی فروشنده نیز ذخیره می شوند در صورتی که قبل از تصوبی قانون سامانه مودیان ، فاکتورهای فروش به صورت فاکتور رسمی بین فروشنده و خریدار رد و بدل می شدند. این ویژگی ها به افزایش شفافیت و دقت در ثبت و پیگیری معاملات کمک می‌کند.
صورتحساب الکترونیکی در واقع نسخه‌ای مدرن از فاکتورهای فروش قدیمی است که به شکل دیجیتال ارائه می‌شود. این صورتحساب‌ها بسته به نوع کسب‌وکار و نیازهای خاص هر صنف، انواع مختلفی دارند که مودیان باید بر اساس نوع فعالیت خود یکی از آنها را صادر کنند. پس از صدور، این صورتحساب‌ها باید به صورت هفتگی به سامانه مؤدیان ارسال شوند تا فرآیندهای مالیاتی به شکلی منظم و قابل پیگیری انجام شوند.
انواع صورتحساب های الکترونیکی
۱. صورتحساب الکترونیکی نوع اول
صورتحساب الکترونیکی نوع اول، به عنوان یک سند مالیاتی، شامل تمام اطلاعات مهم خریدار و فروشنده است. این نوع صورتحساب‌ها بیشتر در معامله‌های اعتباری استفاده می‌شوند، جایی که خریدار نیاز به اطلاعات دقیق برای محاسبه اعتبار مالیاتی ارزش افزوده دارد. به عبارت دیگر، در صورتحساب نوع اول، اطلاعات مربوط به خریدار و فروشنده، جزئیات محصولات یا خدمات فروخته شده، مقدار مالیات بر ارزش افزوده و سایر جزئیات مالی به‌طور کامل ذکر می‌شود. این نوع صورتحساب به‌ویژه برای شرکت‌هایی که در زنجیره تأمین قرار دارند و نیاز به گزارش دقیق مالیاتی دارند، بسیار کاربردی است.
۲. صورتحساب الکترونیکی نوع دوم
صورتحساب الکترونیکی نوع دوم، یکی از انواع صورتحساب‌هایی است که در سامانه مودیان تعریف شده و به عنوان رسیدی شناخته می‌شود که از دستگاه کارتخوان یا درگاه پرداخت الکترونیک صادر می‌شود. برای این که این رسید به عنوان صورتحساب الکترونیکی نوع دوم شناخته شود، لازم است دستگاه کارتخوان یا درگاه پرداخت الکترونیکی در کارپوشه مودی به عنوان پایانه فروشگاهی اعلام شده باشد.
در این نوع صورتحساب، حداقل اطلاعات لازم در مقایسه با سایر انواع صورتحساب‌های الکترونیکی ارائه می‌شود. به عبارتی، مشخصات خریدار، کالا یا خدمات در این صورتحساب ذکر نمی‌شود و تنها نام فروشنده در آن ثبت می‌شود.
از آنجا که صورتحساب الکترونیکی نوع دوم فاقد الگو و جزئیات کامل است، برای خریدار اعتبار مالیاتی در نظر گرفته نمی‌شود. به این معنا که برای اخذ اعتبار مالیاتی، لازم است که مشخصات کامل مودی در فاکتور درج شود و مودی از مودیان فاقد اعتبار مالیاتی نباشد یا طبق قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مودیان، از حد مجاز تعیین شده برای استفاده از اعتبار مالیاتی تجاوز نکرده باشد.
۳. صورتحساب الکترونیکی نوع سوم
این نوع صورتحساب شامل اطلاعاتی محدود و مختصر درباره مبلغ پرداخت‌شده، برخی جزئیات فروشنده، و زمان و تاریخ صدور است. برخلاف صورتحساب‌های نوع اول و دوم، در صورتحساب الکترونیکی نوع سوم اطلاعاتی درباره خریدار یا جزئیات محصول یا خدمات ارائه نمی‌شود. به همین دلیل، این نوع صورتحساب به عنوان سندی برای محاسبه مالیات ارزش افزوده یا اعتبار مالیاتی قابل استفاده نیست.
برای مثال، رسید پرداختی که از خودپرداز بانک دریافت می‌شود، نمونه‌ای از صورتحساب الکترونیکی نوع سوم است. این رسید فقط نشان‌دهنده مبلغ برداشت یا واریز، تاریخ و ساعت تراکنش، و شماره ترمینال یا نام بانک است و شامل هیچ‌گونه اطلاعاتی در مورد خریدار یا جزئیات خرید نمی‌باشد.
تفاوت اصلی بین صورتحساب‌های نوع اول و دوم در اطلاعات الزامی است که در هر یک از آنها درج می‌شود. انتخاب نوع صحیح صورتحساب بر اساس نوع معامله و نیازهای مالیاتی خریدار و فروشنده تعیین می‌شود. برای مثال، اگر یک کسب‌وکار بخواهد از اعتبار مالیاتی ارزش افزوده استفاده کند، باید از صورتحساب نوع اول استفاده کند. در مقابل، برای معاملات نقدی که نیازی به اطلاعات خریدار نیست، صورتحساب نوع دوم مناسب‌تر است.
چند الگوی صورتحساب الکترونیکی داریم؟
انواع الگوهای صورتحساب الکترونیکی
صورتحساب‌های الکترونیکی می‌توانند در قالب‌های مختلفی صادر شوند که به این قالب‌ها الگو گفته می‌شود. هر الگو بسته به نوع کسب‌وکار و نوع معامله، دارای فرمت و اطلاعات مشخصی است. در اینجا به بررسی انواع الگوهای صورتحساب‌های الکترونیکی نوع اول، نوع دوم، و نوع سوم می‌پردازیم.
الگوهای صورتحساب الکترونیکی نوع اول
صورتحساب الکترونیکی نوع اول، که به عنوان مهم‌ترین نوع صورتحساب برای شرکت‌ها و کسب‌وکارها شناخته می‌شود، در ۷ الگو مختلف صادر می‌شود. این الگوها شامل:
- الگوی اول (فروش): این الگو عمومی‌ترین نوع صورتحساب است که برای فروش‌های داخلی استفاده می‌شود. اگر معامله‌ای مشمول هیچ‌کدام از الگوهای خاص دیگر نباشد، از این الگو استفاده می‌شود.
- الگوی دوم (فروش ارزی): برای معاملات بین‌المللی که با ارزهای خارجی انجام می‌شوند، از این الگو استفاده می‌شود. این الگو شامل اطلاعات مربوط به نرخ ارز و ارزش مالیات به ارز محلی نیز می‌شود.
- الگوی سوم (صورتحساب طلا، جواهر و پلاتین): این الگو برای فروش طلا، جواهرات و پلاتین به کار می‌رود و شامل اطلاعات خاص مربوط به وزن، عیار، و قیمت فلزات گران‌بها است.
- الگوی چهارم (قرارداد پیمانکاری): برای قراردادهای پیمانکاری و پروژه‌های ساختمانی یا صنعتی استفاده می‌شود. این الگو شامل اطلاعاتی نظیر میزان پیشرفت کار و هزینه‌های مرتبط است.
- الگوی پنجم (قبوض خدماتی): این الگو برای صدور قبوض خدماتی مانند آب، برق، و گاز استفاده می‌شود و معمولاً شامل اطلاعاتی مثل میزان مصرف و هزینه‌های مرتبط است.
- الگوی ششم (بلیت هواپیما): برای فروش بلیت‌های هواپیما استفاده می‌شود و اطلاعاتی مانند مسیر پرواز، تاریخ و زمان سفر، و جزئیات مالیاتی مربوط به آن را شامل می‌شود.
- الگوی هفتم (صادرات): برای معاملات صادراتی که کالاها به خارج از کشور ارسال می‌شوند، به کار می‌رود و شامل جزئیاتی مانند ارزش کالای صادراتی و نرخ تبدیل ارز است.
الگوهای صورتحساب الکترونیکی نوع دوم
صورتحساب‌های الکترونیکی نوع دوم، الگوهای محدودتری دارند و به‌طور کلی برای معاملات نقدی و ساده‌تر استفاده می‌شوند. این الگوها شامل:
- الگوی اول (فروش)
- الگوی دوم (صورتحساب طلا، جواهر و پلاتین): برای فروش طلا، جواهرات و پلاتین به کار می‌رود، اما با جزئیات کمتری نسبت به الگوی سوم در صورتحساب نوع اول.
الگوهای صورتحساب الکترونیکی نوع سوم
صورتحساب‌های الکترونیکی نوع سوم بسیار ساده هستند و معمولاً برای تراکنش‌های کوچک و روزمره استفاده می‌شوند. این نوع صورتحساب‌ها تنها یک الگو دارند:
- رسید پایانه‌های فروشگاهی: این الگو شامل اطلاعات محدودی مانند مبلغ پرداختی، تاریخ و زمان تراکنش، و شماره پایانه فروشگاهی است. این رسیدها بیشتر برای تراکنش‌های سریع و روزانه مناسب‌اند و معمولاً برای اهداف مالیاتی مورد استفاده قرار نمی‌گیرند.
توجه فرمائید که طبق قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مؤدیان، تمامی کسب‌وکارها موظف هستند که فاکتورهای فروش خود را حداکثر طی یک هفته به صورت الکترونیکی به سامانه مؤدیان ارسال کنند. در صورت عدم رعایت این موضوع ، طبق ماده 22 قانون پایانه‌های فروشگاهی و سامانه مؤدیان، مودی مشمول جریمه مالی برابر با 10% از کل فروش هایی که صورتحساب آنها را صادر نکرده خواهد شد.