به گزارش شبکه اطلاع رسانی راه دانا؛ ترخیص کالا از گمرک امام خمینی نقطهای است که واردکنندگان تازهکار معمولاً بیشترین چالش را تجربه میکنند؛ زیرا این فرآیند شامل بررسی اسناد، ثبت اظهارنامه، ارزیابی کارشناسان، محاسبه حقوق ورودی و دریافت مجوزهای الزامی است. نبود شناخت کافی از این مراحل میتواند باعث توقف کالا، افزایش هزینههای انبارداری و حتی برگشت خوردن محموله شود. واردکننده باید پیش از رسیدن کالا، تمام مدارک را آماده کرده و از تطابق اطلاعات در فاکتور، پکینگلیست، ثبت سفارش و بارنامه مطمئن باشد. داشتن دید مرحلهبهمرحله به این فرایند، سرعت ترخیص را بالا میبرد و احتمال خطا و جریمه را نیز کاهش میدهد. جالب است که بسیاری از نکات مهم در ترخیص، شباهت زیادی با اصول مدیریت حملونقل هوایی دارد و همین باعث شده واردکنندگان باتجربه، اطلاعات خود را از مسیرهایی مانند فریت بار هوایی هم برای پیشبرد بهتر ترخیص استفاده کنند.
اولین قدم: آمادهسازی مدارک و پیشنیازهای ترخیص
اولین قدم برای ترخیص کالا از گمرک امام خمینی، آمادهسازی دقیق و کامل مدارک است. این مرحله بهظاهر ساده، پایه و اساس کل فرآیند ترخیص محسوب میشود و هرگونه نقص یا اشتباه در آن میتواند باعث توقف کالا، افزایش هزینه انبارداری و ایجاد تأخیرهای طولانی شود. واردکنندگان تازهکار معمولاً تصور میکنند مدارک پس از ورود کالا قابل اصلاح است، اما واقعیت این است که اسناد باید پیش از رسیدن محموله تکمیل، بررسی و تطبیق داده شوند. آمادهسازی اصولی مدارک باعث میشود فرآیند اظهار، ارزیابی و پرداخت هزینهها بدون مشکل پیش برود و احتمال ارجاع پرونده به کارشناسی مجدد به حداقل برسد.
مدارک موردنیاز برای ورود کالا
برای شروع فرآیند ترخیص، چند مدرک کلیدی باید تهیه شود:
- قبض انبار که پس از ورود کالا توسط انبار گمرک صادر میشود.
- فاکتور خرید (Invoice) شامل قیمت، تعداد و مشخصات دقیق کالا.
- لیست بستهبندی (Packing List) که جزئیات تعداد کارتنها، وزن و ابعاد را مشخص میکند.
- بارنامه (AWB یا B/L) که مشخصات حمل و مسیر ارسال را نشان میدهد.
- گواهی مبدأ یا مجوزهای مرتبط در صورت نیاز برای برخی کالاها.
این مدارک پایه کار هستند و نبود هر کدام، روند اظهار و ارزیابی را متوقف میکند.
ثبت سفارش و دریافت کدرهگیری
قبل از هر اقدامی، ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت باید انجام شود. این مرحله شامل وارد کردن مشخصات کالا، انتخاب ردیف تعرفه صحیح، اطلاعات فروشنده و اطلاعات حمل است. پس از تأیید ثبت سفارش توسط وزارت صمت، یک کدرهگیری صادر میشود که بدون آن هیچ کالایی امکان ترخیص از گمرک را ندارد. دریافت این کد بهمعنی تأیید اولیه واردات است و تمام مراحل بعدی مانند اظهار در EPL، پرداخت حقوق ورودی و صدور پروانه ترخیص بر اساس آن انجام میشود. استفاده از ردیف تعرفه اشتباه در این مرحله یکی از رایجترین اشتباهات واردکنندگان تازهکار است.
معرفینامه و وثیقههای احتمالی
اگر ترخیص کالا توسط کارگزار یا شرکت حمل انجام میشود، واردکننده باید معرفینامه رسمی به همراه مدارک هویتی نماینده ارائه دهد. در برخی موارد بهخصوص برای کالاهای حساس، گرانقیمت یا دارای اختلاف ارزش گمرک ممکن است درخواست وثیقه یا ضمانتنامه بانکی داشته باشد و تا زمان تکمیل بررسیها، کالا نگهداری شود. این وثیقهها موقت هستند و پس از پایان فرآیند ارزیابی یا کارشناسی آزاد میشوند. آمادهبودن این تضمینها باعث میشود ترخیص بدون توقف انجام شود و هزینه انبارداری افزایش پیدا نکند.
مرحله دوم: اظهار کالا در سامانه EPL
پس از آمادهسازی مدارک، مهمترین اقدام واردکننده ورود به سامانه EPL و ثبت اظهارنامه است. این مرحله درواقع ورود رسمی کالا به فرآیند ترخیص محسوب میشود و تمام اطلاعات فنی، تجاری و ارزش کالا در همین بخش ثبت و بررسی میگردد. هر اطلاعاتی که در اظهارنامه درج میشود، مبنای تصمیمگیری کارشناسان گمرک است؛ بنابراین کوچکترین اشتباه از وزن و ارزش تا تعداد و ردیف تعرفه—میتواند باعث توقف کالا، ارجاع به کارشناسی مجدد، تغییر کانال مسیر سبز/زرد/قرمز یا افزایش هزینهها شود. واردکننده تازهکار اگر در این بخش دقت کافی نداشته باشد، روند ترخیص او طولانی و پرهزینه خواهد شد.
نحوه ثبت اظهارنامه
ثبت اظهارنامه در EPL با ورود اطلاعات دقیق کالا آغاز میشود:
- مشخصات کامل فروشنده و خریدار
- شماره ثبت سفارش
- مشخصات بارنامه و قبض انبار
- وزن خالص و ناخالص
- تعداد بستهها
- نوع بستهبندی
- ارزش کالا به ارز مربوطه
- اطلاعات مسیر حمل
پس از تکمیل اطلاعات، سیستم بهصورت خودکار مدارک را با ثبت سفارش تطبیق میدهد. در صورت هماهنگی، اظهارنامه تأیید اولیه میشود و وارد مسیر ارزیابی خواهد شد. هرگونه مغایرت در وزن، ارزش یا تعداد در همین مرحله باعث توقف و نیازمند اصلاح میشود. بسیاری از واردکنندگان تازهکار این مرحله را ساده میدانند، در حالیکه دقت در آن تعیین میکند کالا در کدام مسیر بررسی شود.
انتخاب درست ردیف تعرفه (HS Code)
یکی از حساسترین بخشهای اظهارنامه، انتخاب صحیح ردیف تعرفه یا HS Code است. این کد تعیینکننده حقوق ورودی، مالیاتها، مجوزهای لازم و حتی امکان ورود کالا است. انتخاب نادرست HS Code ممکن است باعث:
- تعیین حقوق ورودی اشتباه
- الزام به دریافت مجوزهایی که واقعاً لازم نیست
- ناهماهنگی با ثبت سفارش
- توقف کالا برای کارشناسی
- و پرداخت جریمه یا تعدیل ارزش شود.
اشتباهات رایج واردکنندگان تازهکار
بیشترین اشتباهاتی که تازهکارها در مرحله اظهار کالا انجام میدهند عبارتاند از:
- وارد کردن وزن یا تعداد اشتباه
- ارزشگذاری غیرواقعی برای کاهش حقوق ورودی
- انتخاب HS Code اشتباه
- بیتوجهی به کالاهای نیازمند مجوز
- بارگذاری مدارک ناقص یا خوانا نبودن فایلها
- ناهماهنگی اطلاعات بین فاکتور، پکینگ لیست و ثبت سفارش
این خطاها تقریباً همیشه باعث ارجاع پرونده به کارشناسی مجدد، کانال زرد یا قرمز، یا تأخیرهای چندروزه میشوند. برای همین، واردکنندگان باتجربه همیشه مرحله اظهار را با دقت کامل یا زیر نظر کارگزار انجام میدهند.
مرحله سوم: ارزیابی کالا توسط کارشناسان گمرک
مرحله ارزیابی، مهمترین بخش فرآیند ترخیص است؛ جایی که کارشناسان گمرک تمام اطلاعات ثبتشده در اظهارنامه را با کالای واقعی تطبیق میدهند. این مرحله تعیین میکند که پرونده شما بدون توقف به مرحله پرداخت و ترخیص برسد یا برای بررسیهای بیشتر وارد مسیرهای پیچیدهتر شود. کارشناسان در این بخش نهتنها به مدارک توجه میکنند، بلکه نوع کالا، ارزش آن، حساسیت، امکان قاچاق، وزن، ابعاد و انطباق فاکتور با محتوای بستهها را بهدقت بررسی میکنند. واردکنندگان تازهکار معمولاً در این مرحله با مشکلاتی مواجه میشوند چون کوچکترین اختلاف بین اسناد و محموله، فرآیند را طولانی و پرهزینه میکند.
بررسی اسناد و مقایسه با کالای واقعی
کارشناسان ابتدا تمام اسناد ارائهشده را بررسی میکنند و سپس کالا را با اطلاعات ثبتشده تطبیق میدهند. کوچکترین مغایرت در تعداد، وزن، نوع کالا یا ارزش میتواند باعث توقف محموله شود. اگر نوع کالا با HS Code انتخابشده سازگار نباشد، پرونده به کارشناسی ارشد یا حتی کمیسیون ارزش ارجاع داده میشود. همچنین اگر بستهبندی کالا امکان بازرسی را سخت کند، گمرک ممکن است درخواست بازکردن و بررسی جزءبهجزء بدهد که این موضوع هم هزینه دارد و هم زمان را طولانی میکند. این مرحله درواقع نقطهای است که صداقت اسناد و کیفیت آمادهسازی اولیه مشخص میشود.
تعیین ارزش، تعرفه و مالیاتها
پس از تطبیق کالا و مدارک، نوبت به تعیین ارزش گمرکی میرسد. در این مرحله، کارشناسان قیمت فاکتور را با ارزش جهانی کالا، سوابق واردات قبلی و مقررات گمرکی مقایسه میکنند. اگر ارزش اعلامشده پایینتر از عرف بازار باشد، سیستم بهصورت خودکار آن را مشکوک تشخیص میدهد و پرونده برای تعدیل ارزش ارسال میشود. نتیجه این تعدیل میتواند افزایش حقوق ورودی، مالیات و عوارض باشد. تعرفه انتخابشده نیز در این مرحله مجدداً بررسی میشود تا مشخص شود آیا با نوع کالا هماهنگی دارد یا خیر. این فرآیند تعیینکننده هزینه نهایی ترخیص است و هر اشتباه کوچک ممکن است اختلاف مالی قابلتوجهی ایجاد کند.
زمانهای انتظار و عوامل تأخیر
زمان ارزیابی بسته به نوع کالا، فصل کاری گمرک، حجم ورودی محمولهها و پیچیدگی پرونده متفاوت است. در برخی مواقع، تراکم زیاد پروندهها یا کمبود کارشناسان باعث طولانیشدن نوبت ارزیابی میشود. یکی از مهمترین عوامل تأخیر، مغایرتهای موجود در اسناد است که باعث میشود پرونده از مسیر سبز یا زرد به مسیر قرمز منتقل شود. همچنین کالاهای خاص مثل تجهیزات پزشکی، الکترونیکی یا اقلام دارای حساسیت امنیتی نیاز به بررسیهای دقیقتر دارند. حتی بستهبندی نامناسب هم میتواند زمان ارزیابی را افزایش دهد چون گمرک مجبور است بستهها را باز و دوباره بستهبندی کند. مدیریت صحیح مدارک و شفافیت کامل اطلاعات بهترین راه برای جلوگیری از تأخیر در این مرحله است.
مرحله چهارم: پرداخت هزینهها و دریافت مجوزهای لازم
در این مرحله واردکننده وارد حساسترین بخش مالی ترخیص میشود؛ جایی که تمام هزینههای قانونی، حقوق ورودی، مالیاتها و عوارض، بر اساس نوع کالا و ارزش گمرکی محاسبه میگردد. علاوه بر پرداختها، کالاهای خاص نیازمند اخذ مجوز از سازمانهای مختلف هستند و تکمیلنشدن این مجوزها میتواند روند ترخیص را بهطور کامل متوقف کند. هرگونه اشتباه در ارزشگذاری، انتخاب تعرفه یا بیتوجهی به الزامات سازمانهای مرتبط، باعث افزایش هزینهها و تأخیرهای چندروزه خواهد شد. مدیریت درست این مرحله تعیینکننده سرعت ترخیص و هزینه نهایی واردات است.
انواع عوارض، حقوق ورودی و مالیات
در این بخش، گمرک بر اساس نوع کالا، HS Code و ارزش نهایی، هزینههای قانونی را تعیین میکند. حقوق ورودی شامل تعرفه گمرکی، سود بازرگانی و هزینه هلالاحمر است. سپس مالیات بر ارزش افزوده و عوارض مربوط به نوع کالا به این هزینهها اضافه میشود. کالاهایی که ارزش بالاتر یا حساسیت بیشتری دارند معمولاً شامل هزینههای بیشتری میشوند. اگر ارزش فاکتور با ارزش گمرکی تفاوت داشته باشد، گمرک آن را تعدیل کرده و مبلغ جدیدی برای پرداخت اعلام میکند. بسیاری از واردکنندگان تازهکار در این مرحله با افزایش هزینه مواجه میشوند، چون ارزش واقعی کالا را بهدرستی اعلام نکردهاند.
کالاهای نیازمند مجوز (استاندارد، بهداشت، مخابرات و...)
بسته به نوع کالا، ممکن است ترخیص منوط به دریافت مجوز از سازمانهای مختلف باشد. برای مثال کالاهای الکترونیکی و برقی نیاز به تأییدیه استاندارد، مواد خوراکی نیازمند مجوز بهداشت، کالاهای مخابراتی نیازمند مجوز سازمان تنظیم مقررات، و اقلام پزشکی نیازمند مجوز وزارت بهداشت هستند. نبود این مجوزها باعث توقف کامل کالا میشود و در بسیاری موارد اخذ مجوز زمانبر است. واردکنندگان حرفهای معمولاً پیش از ورود کالا، استعلام مجوزها را انجام میدهند تا بار در انبار نماند و هزینه دموراژ ایجاد نشود.
چگونه پرداخت هزینهها را سریعتر انجام دهیم؟
پرداخت هزینهها معمولاً از طریق درگاههای رسمی گمرک و سامانه EPL انجام میشود. برای جلوگیری از تأخیر، واردکننده باید همواره موجودی کافی در حساب مرتبط داشته باشد و پیش از ثبت نهایی، مبلغ ارزش کالا را دقیق وارد کند تا نیاز به اصلاح بعدی نباشد. اگر چند نوع هزینه در پرونده وجود دارد، پرداخت مرحلهبهمرحله میتواند سرعت رسیدگی را افزایش دهد. استفاده از کارگزار ترخیص نیز روند پرداخت و تأییدیهها را سریعتر میکند، زیرا کارگزار تجربه کافی در مدیریت پروندهها و ارتباط با کارشناسان گمرک دارد. دقت و سرعت در این مرحله باعث میشود کالا بدون توقف وارد مرحله صدور پروانه و خروج شود.