حجت الاسلام دکتر حیدر صیادی:
نقش اولویتبندی در مدیریت زمان
انسان به عنوان موجود انتخابگر، در عرصه زندگی، با وجود مشغلهی زیاد کاری، برای این که زمان را به نحو مطلوب و کارآمد مدیریت نماید واز زمان در اختیار نهایت بهره را ببرد، ناگزیر است، کارهایش بر اساس اولویّتبندی، برنامهریزی نماید.[
به گزارش شبکه اطلاع رسانی راه دانا و به نقل از لرسو؛ انسان به عنوان موجود انتخابگر، در عرصه زندگی، با وجود مشغلهی زیاد کاری، برای این که زمان را به نحو مطلوب و کارآمد مدیریت نماید واز زمان در اختیار نهایت بهره را ببرد، ناگزیر است، کارهایش بر اساس اولویّتبندی، برنامهریزی نماید. چه بسا این موضوع در زمانهای گذشته کمتر احساس میشد. امّا با نگاهی گذرا به زندگی امروزی، با وجود مشغلهی کاری، نیاز به اولویّتبندی امورات زندگی، بیشتر احساس میشود. بنابراین درصورتی که، کارهای فراوانی برای انجام دادن داشته باشیم، چطور و چگونه میتوانیم آنها را اولویّتبندی کنیم؟ کارهای خود را از کجا باید آغاز کنیم؟ در حال حاضر چه کاری در اولویّت قرادهیم؟ اگر زمان یکی از کمیابترین منابع برای شخص یا سازمان باشد، که در آن، شکی نیست، چگونه باید آن را به کارهای خود تخصیص دهیم؟ و شکی در این نیست که زمان، یکی ازداراییهای ارزشمندی است که در اختیار ما قرار گرفته، برای بهینه استفاده کردن از آن، باید آن را درجایی مناسب صرف کنیم.
, شبکه اطلاع رسانی راه دانا, لرسو,همانطور که استفاده بهینه از سرمایه و افزودن بر آن، میطلبد، که انسان بهترین، روشها و راهکارها، در این زمینه، یاد بگیرد، میتوان با چنین دیدگاه و رویکرد، در مورد منبع با ارزش زمان نیز کارساز باشد بنابراین، وقتی انسان، چه در جایگاه فردی، چه سازمانی بهعنوان یک مدیر قرار میگیرد، به علّت کار زیاد و وقت کم، با محدودیّتهای روبرو میشود.
,لذا اگر به گونهی نامؤثّری، منابع را مدیریت نماییم، از جمله این که، زمان را پراکنده سازیم، چیزی عایدمان نخواهد شد.
,بنابراین بهتر راهکار در این زمینه این است که، زمان خود را جایی هزینه نمائیم، که برای خود و سازمان بهترین رویکرد وبهره وری داشته باشد.
,با بررسی نظرات اندیشمندان غرب درمورد اولویّت بندی، و نقش آن درمدیریت زمان، به این نکته رسیده ایم، که آنها در این زمینه، حول چهار، محور بحث نموده اند، که عبارتند از :
,1 – تعریف اولویّتبندی. 2 – چگونگی اولویّتبندی. 3 –اولویّتبندی نامناسب. 4 - فواید ومزایای، اولویّت بنداولویّتبندی.
,تعریف اولویّتبندی
,اولویّتبندی، به معنای پرداختن کاری است که نسبت به امورات دیگر، تاثیر گذارتر است. یا این که پرداختن به کاری که انجام دادن آن، از ضرورت بالایی، برخوردار است. لوتار جی سی ورت در این زمینه می گوید: «اولویّت گذاری، به معنی تصمیم گیری کردن حقّ تقدّم و تأخر امور است. اولویّت یعنی زودتر یا مهمتر بودن، حق تقدّم دردرجه، یا ترتیب حقّ اوّل داشتن است. و درتعریف دیگر، اولویّت یعنی چیزی که از سایرچیزها یا موارد مورد نظر از اهمّیّت بیشتری برخوردار باشد.
,در هر صورت می توان گفت، اولویّت بندی، یعنی پرداختن به اموری که، از ارجحیت بالایی برخوردار است.
,چگونگی اولویّت بندی
,از نکاتی که در اولویّت بندی به آن توجّه نموده اند، این است که، اولویّت بندی امورباید به چه نحوی باشد که به اهداف مورد نظر دست یابیم؟ در این راستا به نکته اشاره شده است.
,1 -اموراتی که ازاولویّت و حساسیت واهمّیّت بالاتری برخوردارند، هم مهم هستند و هم فوری لذا باید آنها را در اولویّت اوّل قرار داد و اموراتی که ازاولویّت متوسط برخوردارند می توانند مهم یا فوری باشند، ولی هرگز هردوی آنها نیستند. بنابراین می توان آنها را در ردیف اموراتی قرار داد، که از اولویّت متوسطی برخوردارند. واموراتی که ازاولویّت کمتری برخوردار است این امور، نه مهم هستند ونه فوری، دراین زمینه لوتارجی سی ورت قائل است به این که:
,«هرچند که تعیین اهداف مشخّص وروشن، تنها راه تضمین، استفادهی خردمندانه از هر ثانیه در 168 ساعت موجود درهفته است. امّا تعیین اولویتها، تنها راهی است که می تواند مؤثرتر و پربارتر در جهت رسیدن به اهدافتان باشد». و این که کدام کار در اولویّت کمتری است، و کدام یک از امورات و وظایف دارای اولویّت زیادی می باشند، بایستی حتما شناسایی شوند.
,بنابراین، با درجه بندی کارها، براساس اهمّیّت، مطمئن می شویم، که ابتدا روی کارهای مهم کارکنیم و دریک زمان، دقیقاً برروی یک وظیفه متمرکز شویم.
,برایان تریسی درکتاب «مدیریت زمان وقدرت زمان» می گوید: «توانایی شما در تعیین اولویّتهایتان در میان هدفها و وظایف وفعّالیّتها، کلّید اصلی مدیریت نمودن زمان است. ایشان می گوید: برای تعیین اولویّت ها، باید امور مهم را از امور صرفاً اضطراری باز شناسید. و اموری را که، نتایج دراز مدّت دارند بر اموری که صرفاً جنبه سرگرمی دارند، بازشناسید. به عبارت دیگر اموری که درفهرست شما، بیشترین تأکید و فشار را وارد می آورد، تا آنها را به مورد اجرا گذارید، اموراتی هستند که فوریت داشته و مهماند. باید آنها را در اولویّت اوّل قرار داد، وبه آنها پرداخته شود.
,راس جی از اندیشمندان غرب در کتاب مدیریت زمان درزمینه چگونه، اولویّت بندی نمودن امورات می گوید:
,«برای آن که کارتان به طرز نتیجه بخش انجام دهید، باید اطمینان یابید، که مهمترین وظایف، همان وظایفی هستند که شما نخست به سراغ آن ها می روید، باید دراولویّت کاری قرار دهید.
,2 -روش دیگری که می توان به عنوان راهکار، برای چگونه اولویّت بندی امور، مورد استفاده قرار داد، این است که، با اختصاص یک علامت A و B و C با توجّه به اهمّیّت کار، مشخّص کنیم.
,بنابراین، کارهاییکه در رتبه A قرار دارند مهم ترین وظایف هستند. و کارهایی که در رتبه B قراردارند، ازاهمّیّت متوسط برخوردارند. و کارهایی که در رتبه C قرار دارند، از اهمّیّت کمتری برخوردارند.
,3 –اواویت بندی بر اساس «فهرست بندی» در این روش تعدادی، از کارهایی که تصمیم بر انجام دادن آنها را داریم، در یک فهرست مینویسیم، بعد از این عمل باید روی کاری که نسبت به سایر امور دیگر از همه مهمتر، واز نظر اهمّیّت، دغدغه فکری وذهنی ما است. در درجه اوّل قرارداده وبه آن بپردازیم.
,اولویّت بندی نامنسب
,علّت اصلی به تعویق افتادن خیلی از امورات این است که: افراد در مقام عمل براساس اولویّت ها، عمل نمی کنند. هرچند که معمولاً مشغول کارهستند، به دلیل این که در هنگام تصمیمگیری به طور صحیح، بر اساس اولویّتها عمل نکردهاند. و به امور غیر ضروری، یا از نظر درجه اهمّیّت به امور متوسط، پرداختهاند در نتیجه باعث معطّل شدن، و تاخیر افتادن امور ارجح می شود. در نهایت از این که باید خیلی از کارهای انجام نشده را به انجام برسانند با مشکلات عدیدهای مواجه میشوند از اینجاست که مشکل کیفیّت و کمّیت کار پیش می آید. لذا انسان با تفکّر و تأمّل، می تواند با انتخاب، اولویّت های شفاف واهم و مهم کردن آنها مدیری هدفمند و کارآمد بسازد. که ره آورد این تصمیم صحیح، صرفه جویی در هزینه ها و بهینه استفاده کردن از زمان می باشد.
,فواید اولویّت بندی
,اولویّت بندی با فراز و نشیبهایی که دارد از دیدگاه اندیشمندان غرب دارای فواید ومزایایی می باشد.
,1- اولویّت بندی، یکی از قدم های مدیریت زمان است. این عمل کمک می کند که در موارد زمانبر، که نه اوقات خوشی را ترتیب می دهند و نه کمک می کنند که به اهداف خود دست یابد، را حذف کنیم. این مرحله بیشترین تغییر درجهت افزایش زمان را به دنبال دارد. با تصمیم گیری در خصوص فعّالیّتهایی که انجام می دهیم و فعّالیّتهایی را که باید حذف کنیم، اولویّت بندی را برا این اساس برنامه ریزی نماییم.
,2- جلوگیری از به تعویق افتادن کارها و حلّ مشکلات عدیدهای که از این ناحیه برای خود، چه در امورات شخصی، و چه در امورات سازمانی به وجود می آید.
,3 - هزنیه نمودن این منبع گرانبها (زمان) در جای خود، و جلوگیری از به هدر رفتن آن است.
,4- باعث تقویت مدیریت و هوشمند شدن وقت می گردد.
,5- باعث حذف شدن کارهای زائد، و تمرکز بر امورات مهم می گردد.
,6- انسان با اولویّت بندی نمودن امورات، مؤثرتر و پربارتر جهت رسیدن به اهدافش تلاش می نماید.
,7 – با اولویّت بندی امورات باعث جلوگیری از تشویش خاطر، و پراکندگی فکری می گردد.
,به نظر می رسد نکاتی که اندیشمندان غرب درباب فواید اولویّت بندی، متذکّر شدند، از باب حصر نیست چون در نظراتشان ودیدگاهشان چنین ادعایی ندارند، لذا با مطالعاتی که داشته ایم دراین مبحث به نظر میرسد علاوه بر مواردی که آنان ذکرکردند، اولویّتبندی که نقش اساسی در مدیریت زمان دارد، فواید دیگری نیز داراست.
,ازآن جمله:
,1- موفّقیّت در زندگی: لذا اولویّت بندی، یک ارزش و یک پیشرفت و موفّقیّت است برای انسان به دلیل این که، افراد چه در امور فردی و چه در امورات سازمانی، زمانی که این عنصر مدیریت زمان، در زندگیشان به کار گرفتهاند درمقایسه با افراد دیگر این نکته را رعایت ننمودهاند، به مراتب موفقتر و کارآمدترند.
,2- با اولویّت بندی امور، انسان علاوه برانجام کارهای شاخص، ازکارهای جانبی نیزغافل نمیماند.
,3- با اولویّت بندی، باعث به وجود آمدن نظم در امور فردی وسازمانی می گردد.
,4- موجب به هدف رسیدن به مقاصد درمدّت زمان ممکن، می گردد.
,6- موجب بهرهوری بیشتر ازنیروی کار می شود.
,7- موجب می شود که انسان به اموراتی کمبازده که نقش زیادی دراتلاف زمان دارند نپردازد.
,8- جلوگیری ازتجمیع، حجم زیاد امورات، دریک زمان توأم با هم است.
,9-ازنکات مثبت اولویّت بندی «کنترل اموراست» با اولویّتبندی این امکان به ما می دهد، که کارهایی که نیاز داریم، انجام دهیم.
,10-با انجام این عمل ما میتوانیم روز و ساعات خود را کنترل نماییم.
,با این ابزار که در اختیار داریم میتوانیم ازکارهای غیر ضروری جلوگیری کنیم یا امورات جدّید را اولویّتبندی کنیم با به کارگیری این عمل، این فرصت را به ما میدهد ابتدا مهمترین فعّالیّتها را انجام دهیم.
,و این آگاهی را به ما می دهد که چه فعّالیّتها راانجام ندادهایم و میتوانیم آنهارا به فهرست امورات برای آینده اضافه کنیم.
,11- با اولویّت بندی، این امکان را به ما میدهد علاوه برتمرکز روی هدف بهرهوری و کیفیّت کار را نیز افزایش دهیم.
,جمع بندی
,بنابراین، اولویّت بندی امور، نقش اساسی در مدیریت زمان دارد. و یکی از مهارتهایی است، که موجب بالا رفتن، کارایی برنامهها می شود. و برای رسیدن به یک، اولویّتبندی مطلوب، باید به چند نکتهی اساسی، توجّه شود.
,1–شناسایی روشهایی و راهکارهایی، که ما را به اولویّت بندی مطلوب میرساند.
,2- بررسی و شناسایی عواملی که، ما را از رسیدن به اولویّتبندی مؤثّر، باز میدارد.
,3- بررسی وشناسایی، فواید ومزایای اولویّتبندی امور، که موجبات میل و رغبت به این امر (اولویّت بندی)، نسبت به اهداف و برنامههای روزانه، در انسان فراهم مینماید.
,انتهای پیام/ر
]
ارسال دیدگاه