چکیده : 

 

نرم افزار اداری ضروری متنوعی برای کسب و کارها وجود دارد که نصب و دسترسی به آنها برای هر نوع کسب و کاری با هر اندازه و هرنوع صنعتی ضروری است. اگر بخواهیم انواع ماژول ها و زیر سیستم‌ های مدیریت اطلاعات ضروری را دسته‌بندی کنیم، به طور کلی در 8 دسته قرار می‌‎گیرد که هرکدام از این مرز بندی‌ها و کاربرد آنها در ادامه آمده است:

نرم افزار حسابداری شخصی

اولین دسته که از پرکاربردترین انواع نرم افزار اداری محسوب می‌شود، نرم افزار حسابداری شخصی است. سیستم حسابداری و محاسبه دخل و خرج از بخش‌های جدایی ناپذیر از اجزای هر کسب و کاری است. انتخاب بهترین نرم افزار حسابداری با توجه به نیازهای هر کسب و کار، بسیار با اهمیت است.

نرم افزار ردیابی زمان

نرم افزار ردیابی و ثبت زمان (به انگلیسی Time Tracking Software) که به کسب و کارها کمک می‌کند تا مستندات دقیق (شامل شرح  و زمان های انجام هرکار) را به صورت تفکیک شده برای هرمشتری ثبت و بایگانی نماید.

نرم افزار مدیریت پروژه

نرم افزار مدیریت پروژه (Project Management Software) در مدیریت و پیگیری پیشرفت پروژه‌ها نقش مهمی ایفا می‌نماید.

نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری

نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (Customer Relationship Management Software) برای مدیریت تعاملات با مشتریان فعلی و بالقوه راهگشا است.

نرم افزار مدیریت منابع انسانی (HRM)

نرم افزار مدیریت منابع انسانی نقش مدیریت فرآیندهای مربوط به کارکنان خود از جمله از جمله استخدام، آموزش، ارزیابی عملکرد و پرداخت حقوق را بر عهده دارند.

نرم افزار مدیریت زنجیره تامین

نرم افزار مدیریت زنجیره تامین (به انگلیسی SCM) در بهینه‌سازی فرایندهای مربوط به تامین، تولید و توزیع کالاها و خدمات خود به بهترین صورت کمک می‌کنند.

نرم افزار مدیریت اطلاعات مشتری

نرم افزار مدیریت اطلاعات مشتری (CIM) به کسب و کارها در ذخیره سازی اطلاعات مشتریان خود در یک مکان مرکزی کمک می‌کند تا با مدیریت این اطلاعات در بهبود روابط با مشتری قدم‌های درست‌تری برداشته و در نهایت به افزایش فروش کمک کنند.

نرم افزار مدیریت داده‌ها (DM)

این نرم افزارهای مدیریت داده ها وظیفه مدیریت داده ها خود را برعهده دارند به طور موثر جمع آوری، ذخیره سازی، تحلیل و استخراج اطلاعات ارزشمند از داده ها صورت بگیرد. نرم افزار مدیریت پایگاه نیز در همین راستا در جهت مدیریت پایگاه‌های داده برای ذخیره سازی، بازیابی و تحلیل داده‌ها استفاده می شود.

نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) وظیفه مدیریت فرآیندهای کسب و کار در جهت بهینه سازی و اتوماسیون سازی روال‌ها و تسک‌های اداری است.

نرم افزار ارتباطات، تسهیلگر ارتباطات داخلی در سازمان است.

نرم افزار ساخت وب سایت برای کسب و کارها برای برقراری ارتباط و حضور آنلاین در دنیای وب ضروری است.

نرم افزار معاملات پرداخت، کمک کننده به کسب و کارها برای مدیریت معاملات مالی است.

نرم افزار فروش، بازاریابی و روابط عمومی

این نرم افزار بازرگانی، نیروی انسانی، کسب و کارها را در فعالیت های فروش و بازاریابی خود پشتیبانی می کند.

هر کدام از این نرم افزارها می تواند به کسب و کارها کمک کند تا به طور موثرتر و کارآمدتر عمل کنند. با این حال، انتخاب بهترین نرم افزار برای نیازهای خاص کسب و کار شما بستگی به عوامل مختلفی دارد، از جمله اندازه کسب و کار، صنعت، و نیازهای خاص شما. بنابراین، مهم است که نوع نرم افزار کسب و کاری را که بیشترین ارزش را به روندهای کسب و کار شما اضافه می کند، شناسایی و درک کنید.

لیست بهترین نرم افزارهای اداری ضروری

در ادامه نمونه‌ای از بهترین نرم افزارهای ضروری اداری ی برای کسب و کارها بر اساس منابع مختلف معرفی می‌گردد:

نرم افزار Scoro

نرم افزار Scoro یک نرم افزار مدیریت کار کامل و جامع است که برای ارائه خدمات حرفه ای طراحی شده است. با Scoro، مدیریت تمام چرخه پروژه از برآورده کردن محدودیت ها و انجام برنامه ریزی پروژه تا پیگیری نتایج و صدور فاکتور در یک سیستم واحد انجام می پذیرد.

نرم افزار Scoro کمک می کند تا میزان و نوع استفاده از منابع را برنامه ریزی و پیش بینی کرده و مشتریان، پروژه ها، خدمات یا تیم های سودآور را تعیین نمایید و به این طریق همکاری میان تیم‌ها بیشتر گردد. با نرم افزار اداری Scoro، نیاز به نرم افزارها و ابزارهای چندگانه نیست و این نرم افزار به تنهایی به عنوان یک منبع واحد برای کسب و کار کافی است.

نرم افزار Thryv

Thryv یک راه‌حل همه‌جانبه مدیریت کسب‌وکاراست که با هدف کمک به کسب‌وکارهای کوچک با دارا بودن عملکردهای ضروری تجاری طراحی شده است. نرم افزار Thryv به کسب و کارها اجازه می‌دهد تا تمام ارتباطات را به صورت متمرکز  انجام داده و عملیات های روزمره را بسیار راحت‌تر مدیریت کنند و به این وسیله تجارت خود را توسعه دهند.

نرم افزار Thryv شامل ماژول هایی مانند صندوق ورودی متمرکز، مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، سیستم زمان‌بندی قرار ملاقات، محاسبه‌گر و برآورد فاکتورها، مدیریت بازاریابی و تبلیغات، مدیریت بررسی آنلاین بودن اجزا و... است.

نرم افزارProofHub

ProofHub یک نرم افزار مدیریت کسب و کار همه جانبه است که به کسب و کارها کمک می‌کند تا فرایندها را به گونه‌ای مدیریت کرد که بتوان همه وظایف و قسمت‌ها را در یک مکان سازماندهی و متمرکز کرد. از مهم‌ترین مزایای ProofHub ارائه یک دید تلفیقی از وظایف در کنار وضعیت پیشرفت است.

با نرم افزار ProofHub، پروژه‌هایی با هر اندازه با هر درجه از سختی را در یک پلتفرم به راحتی می‌توان برنامه‌ریزی، پیگیری و مدیریت نمود. همچنین ویژگی‌هایی مانند امکان بحث‌های تصحیح و تایید، ارائه انواع فرم‌ها، تعریف فیلدهای سفارشی، امکان ثبت و بررسی گردش‌کار از دیگر امکانات نرم افزار ProofHub است.

خلاصه 

نیازهای خاص کسب و کار بسته به صنعت، اندازه شرکت و کالاها و خدماتی که ارائه می شود، ممکن است متفاوت باشد. بنابراین، انتخاب نوع نرم افزار اتوماسیون اداری که بیشترین ارزش را به روندهای کسب و کار اضافه می کند، بسیار مهم و با اهمیت است. در این نوشته ضمن معرفی انواع آن، معروف‌ترین نرم افزارهای اداری را معرفی می‌کنیم.