چرا مدیریت دانش در سازمان شکست میخورد؟ + راه های جلوگیری از آن
در این مقاله ضمن بررسی ریسک های پیاده سازی مدیریت دانش در سازمان، پیشنهاداتی برای جلوگیری از شکست سیستم مدیریت دانش ارائه شده است.[
به گزارش شبکه اطلاع رسانی راه دانا؛ براساس پژوهشها، اجرای ۷۰ درصد از تکنولوژیهای نوین در سازمانها با شکست مواجه میشود. اگر یکی از اهداف تحول دیجیتال امسال شما راهاندازی سیستم مدیریت دانش جدید است، قطعاً نمیخواهید جزو این ۷۰ درصد باشید. اما چگونه میتوانید بر مشکلات غلبه کرده و از موفقیت سامانه مدیریت دانش خود مطمئن شوید؟
, شبکه اطلاع رسانی راه دانا,قبل از پیادهسازی مدیریت دانش، لازم است بعضی از متداولترین دلایل شکست مدیریت دانش را درک کنید. یکی از متداولترین دلایل این شکست، ناتوانی در سازگاری با فرآیندها و فرهنگ است که منجر به شکست کل فرآیند میشود. در این مقاله به هفت اشتباهی که باعث شکست طرحهای مدیریت دانش میشود و نحوه اجتناب از آنها نگاهی میاندازیم.
, مدیریت دانش,اجرای ضعیف
,هنگام آمادهسازی سیستم مدیریت دانش جدید، داشتن یک استراتژی برای راهاندازی سیستم و برقراری ارتباط با کاربران نهایی اهمیت بسزایی دارد. شرکتهایی که دارای سیستم مدیریت دانش موفق هستند زمان صرف میکنند تا مطمئن شوند که پیش از دسترسی کاربران نهایی به سیستم، ۹۰% از محتوا بارگذاری و سازماندهی شده است. همچنین شرکتها زمانی را صرف آموزش سیستم به کارمندان میکنند و اطمینان مییابند که کارمندان مزایای این سیستم مدیریت دانش برای کارشان را متوجه شدند.
, سیستم مدیریت دانش,معارفه ضعیف یکی از مهمترین دلایل شکست مدیریت دانش در سازمان
,پیادهسازی نامناسب و معارفه ضعیف اغلب ارتباط مستقیمی با یکدیگر دارند. ارائه ابزار به کارمندان بدون تعیین دستورالعمل، زمینهساز ایجاد سیستمی است که به هدف خود نمیرسد و قطعاً نمیتواند در طول زمان پایدار باقی بماند.
,حتی زمانی که فناوری کاربرپسند است قطعاً کارمندانی وجود دارند که خواستار آموزش و مشاهده محصول پیش از احساس راحتی برای استفاده از آن هستند. حتماً در زمان راهاندازی و افزودن ویژگیهای جدید به سامانه مدیریت دانش، جلسات آموزشی برگزار کنید.
,یافتن فروشنده سیستم مدیریت دانش که در برگزاری جلسات معارفه و آموزش مستمر به شما کمک کند، اهمیت بسزایی دارد. این فروشندگان بهعنوان متخصص بهترین فرآیند مدیریت دانش (و متخصص محصول خود) اطمینان میدهند که کارمندان با این پلتفرم احساس راحتی میکنند و حداکثر ارزش را برای آن قائل هستند.
, فرآیند مدیریت دانش,عدم مشارکت مدیران اجرایی
,رهبران تیمها و بخشها باید حامی سیستم مدیریت دانش جدید باشند و کارمندان را در زمان اجرا و پسازآن به استفاده از آن تشویق کنند. یکراه خوب برای اطمینان از پذیرش سیستم توسط مدیران اجرایی این است ک در زمان ارزیابی، خرید و راهاندازی سیستم مدیریت دانش جدید، یک مدیر اجرایی شما را همراهی کند. این فرد باید کسی باشد که از ارزش این سیستم آگاه است و میتواند ارزش آن را به دیگر مدیران اجرایی و تیم خود نشان دهد.
,
, همچنین باید مدیر اجرایی موردنظر (و دیگر اعضای تیم رهبری) را تشویق کنید تا از سیستم مدیریت دانش استفاده کنند بهنحویکه سایر اعضای تیم برای انجام این کار احساس راحتی کنند. برای مثال، میتوانید در زمان راهاندازی از یکی از اعضای تیم رهبری بخواهید تا نظر خود درباره پلتفرم را در ویدیویی کوتاهی ضبط و منتشر کند و حداقل یکبار در ماه، یک ویدیوی بهروزرسانی در پلتفرم منتشر کند.
,عدم پذیرش فرهنگی
, عدم پذیرش فرهنگی,شرکتهای دارای فرهنگ تسهیم دانش تمایل بیشتری به پیاده سازی از سیستم مدیریت دانش دارند. مسئله ناامیدکننده این است که کسبوکارهای فاقد فرهنگ تسهیم دانش، در استفاده از فناوری جدید مدیریت دانش با مشکلات بیشتری مواجه هستند. لازم است تا استفاده از سیستم مدیریت دانش به زیربنای فرهنگ سازمانی و بهعنوان بخشی از روال کار روزمره عادی کارمندان تبدیل شود.
,این امر با پیادهسازی تسهیم دانش توسط کارمندان تحقق پیدا میکند. تأمین امنیت روانی که باعث میشود کارمندان احساس کنند بدون ترس از تبعات منفی میتوانند دانش و بازخورد را به اشتراک بگذارند به کارمندان کمک میکند تا برای مشارکت و همکاری در داخل و میان تیمها، احساس راحتی بیشتری داشته باشند. تشویقهایی مانند قدردانی عمومی یا ارائه جوایز کوچک برای تسهیم دانش در هر فصل، به تقویت فرهنگ تسهیم دانش کمک میکند.
,تغییر زمانبر است و نیروی کار به یادآوری نیاز دارند. برای مثال، اگر سیستم مدیریت دانش را پیادهسازی کردهاید اما هنوز اعضای تیم با ارسال ایمیل یا پیامک به سؤالات شما پاسخ میدهند، باید آنها را تشویق کنید تا سؤالات را در سامانه مدیریت دانش ارسال کنند (اگر هنوز به آنها پاسخ داده نشده است) یا لینک مطلب در سامانه که به سؤالات در آنجا پاسخدادهشده است را برای اعضا ارسال کنید. این کار، این ایده را تقویت میکند که سامانه مدیریت دانش تنها منبع اطلاعات شرکتتان است.
,بدون مالک
, بدون مالک,چه کسی مالک سیستم مدیریت دانش شما است؟ عدم تعیین مالکیت یکی از متداولترین دلایل شکست مدیریت دانش است. معمولاً، زمانی که کسبوکار مسئولیت را به افراد واگذار میکند، هیچکس در قبال این مسئولیت پاسخگو نخواهد بود و به همین دلیل است که برای بقای مدیریت دانش تعیین مالک حائز اهمیت است.
,محتوای قدیمی
, محتوای قدیمی,اگر محتوای سیستم مدیریت دانش قدیمی باشد و دیگر اهمیتی نداشته باشد، کارمندان کمکم اعتماد به اطلاعات را از دست میدهند و درنتیجه از سامانه فاصله میگیرند. بدون وجود نگهداری مستمر، انگیزهای که در زمان پیادهسازی ایجاد کردهاید، بهسرعت نابود میشود.
,وجود زمانبندی خودکار محتوا و یادآور برای حفظ محتوا سودمند است؛ اما همانطور که شما به مالک سیستم مدیریت دانش نیاز دارید، به مسئول طبقهبندی محتوا در داخل سامانه نیز نیاز دارید و این افراد مسئول باید مسئولیتهای خود را بهخوبی درک کنند. میتوانید متخصصین موضوعی (SMEs) را برای نظارت و کمک به طبقهبندی و پاسخ به سؤالات مربوط به تخصص آنها استخدام کنید. همچنین، باید تعیین کنید که این متخصصین موضوعی تا چه حد مسئول بازبینی محتوای خودشان هستند. این امر به سازمان برای بهروزرسانی محتوا کمک میکند بهنحویکه سامانه مدیریت دانش همچنان منبع قابلاعتماد باقی میماند.
,عدم وجود و عدم و اندازهگیری صحیح شاخصهای کلیدی عملکرد در سیستم مدیریت دانش
, عدم وجود و عدم و اندازهگیری صحیح شاخصهای کلیدی عملکرد در سیستم مدیریت دانش,اگر معنای موفقیت را برای سازمان تعیین نکرده باشید، آگاهی از نحوه و کیفیت عملکرد دشوار است. اگر شاخصهای کلیدی عملکرد (KPIs) طرح مدیریت دانش را تعیین نکرده باشید و آنها را پیگیری نکنید، فرصتهای بهینهسازی پلتفرم را از دست میدهید و بهمرورزمان، تعامل با پلتفرم کاهش مییابد.
,
, لازم است معیارهای انتخابی با اهداف شما سازگاری داشته باشند و در طول زمان آنها را پیگیری کنید تا بتوانید تعیین کنید که در مسیر درست قرار دارید یا خیر و آیا لازم است تا برای تحقق اهدافتان تغییری ایجاد کنید یا خیر.
,برای مثال، اگر یکی از اهداف شما کاهش میانگین زمانی صرف شده کارمندان برای یافتن اطلاعات است، باید پیش و پس از راهاندازی سیستم مدیریت دانش نظرسنجیهایی توزیع کنید و از کارمندانتان بپرسید که هرروز چقدر زمان صرف یافتن اطلاعات میکنند. میتوانید در فواصل زمانی معین بازهم این سؤال را بپرسید (برای مثال هر سه ماه یا هر شش ماه یکبار) تا تغییرات را در طول زمان ارزیابی کنید.
,اگر متوجه شدید که زمان صرف شده برای جستجو کاهش پیدا نکرده است، این امر نشان میدهد که باید در رویکردتان نسبت به مدیریت دانش تجدیدنظر کنید. اگر شاهد کاهش میانگین زمان جستجوی اطلاعات جدید هستید، این امر نشاندهنده ارزش سامانه شما است و به پذیرش مداوم پلتفرم کمک میکند.
,نتیجهگیری: رابطه میان فناوری، افراد و فرآیندها
, نتیجهگیری: رابطه میان فناوری، افراد و فرآیندها,همانطور که بیان شد، برنامهریزی نامناسب و عدمتغییر فرهنگی مهمترین دلایل شکست مدیریت دانش به شمار میروند. این عدم موفقیت بیش از خود سیستمها به افراد و فرآیندهای پیرامون سیستمها مربوط است. پیش از معرفی هر فناوری جدید، لازم است مطمئن شوید که دارای استراتژی تعامل دانش هستید. از هفت اشتباه مدیریت دانش که باعث شکست مدیریت دانش می شود اجتناب کنید، آنگاه میتوانید منتظر ایجاد فرهنگ موفقیتآمیز تعامل دانش در سازمانتان باشید.
, برنامهریزی نامناسب, عدمتغییر فرهنگی,]
ارسال دیدگاه